Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Numismaatikkoliitto ry (SNL)

Lemminkäisenkatu 3–5, 33540 TAMPERE

toimitus@numismaatikko.fi

puh. 050 362 5011

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jäsensihteeri Marko Manninen

jasenasiat@numismaatikko.fi

puh: 050 588 1105

3. Rekisterin nimi

Suomen Numismaatikkoliitto ry – jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat SNL:n paikallisyhdistysten varsinaiset jäsenet, vapaajäsenet, kunniajäsenet, kannatusjäsenet ja nuorisojäsenet sekä Numismaatikko-lehden tilaajat ja lehden ilmaisjakeluna saavat tahot.

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat yhdistyslakiin perustuva velvoite ylläpitää luetteloa jäsenistä ja kirjanpitolain mukainen henkilötietojen käsittely laskutusasioissa sekä oikeutettu etu hoitaa yhteydenpitoa yhdistyksen jäseniin.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • henkilöiden rekisteröinti
  • sähköinen viestintä, varsinkin jäsentiedotteiden toimittaminen
  • mielipide- ja markkinatutkimukset
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • jäsen id-numero
  • viitenumero (laskutusta varten)
  • etu- ja sukunimi
  • postiosoitetiedot
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika tai syntymävuosi (01.01.vvvv)
  • rekisteriin lisäämispäivä (pp.kk.vvvv)
  • paikallisyhdistys
  • jäsentyyppi
  • tarvittaessa ryhmät, joihin henkilö kuuluu
  • jäsen-/lehtitilausmaksun maksupäivämäärä ja maksun summa

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään vain rekisteröidyltä itseltään tai paikallisyhdistyksen jäsensihteeriltä muun muassa www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Suomen Numismaatikkoliiton paikallis- eli jäsenyhdistysten vastuuhenkilöt voivat käyttää oman yhdistyksensä jäsentietoja esimerkiksi yhdistyksen sisäiseen viestintään.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus  

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.
  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät ja luottamushenkilöt.
  • Henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.
  • Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa suojattuna kaikenlaiselta tuhoutumiselta.
  • Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja käsitellään rekisteröidyn jäsenyyden keston ajan siten, että ne poistetaan jäsenyyden ja jäsenlehden tilauksen päättymisen jälkeen viimeistään kahden vuoden kuluttua.

11. Tietojen käsittelijät

Henkilötietoja saavat käsitellä vain yhdistyksen nimeämät vastuutahot.

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (FloMembers) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (FloApps) palvelimille.

Saatamme lisäksi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain jollekin muulle kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja määräystemme mukaisesti sekä muutoin asianmukaisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

13. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta ja rekisteriä koskevat yhteydenotot ja tietopyynnöt tulee lähettää sähköpostilla tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Yhteystietojen muutoksen voi ilmoittaa myös puhelimella. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa tietopyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).